Política de tratamiento de datos personales

Esta política se adopta conforme a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1074 de 2015 y demás normas colombianas sobre protección de datos personales. Aplica a Cupo (cupo.app) y a todos los datos que tratamos con ocasión del servicio.

1. Responsable del tratamiento

El área encargada de atender las peticiones relacionadas con datos personales es la administración de Cupo, a través del correo capy.vara.app@gmail.com.

2. Dos roles distintos: es importante que los distingas

Cupo es una plataforma que usan negocios independientes (barberías, salones, spas, autolavados y similares) para administrar sus citas. Por eso hay dos situaciones diferentes:

• Datos del negocio que contrata el servicio. Frente a estos, Cupo actúa como Responsable del Tratamiento.
• Datos de los clientes finales que reservan una cita. Frente a estos, el negocio es el Responsable del Tratamiento y Cupo actúa únicamente como Encargado: los tratamos siguiendo sus instrucciones, para prestarle el servicio de agenda, y no los usamos para fines propios.

3. Datos que recolectamos

3.1. Del negocio

• Nombre del negocio, dirección, teléfono y correo de contacto.
• Correo y contraseña de acceso (la contraseña se guarda cifrada y no podemos verla).
• Nombre y datos de contacto de las personas de su equipo.
• Servicios, precios y horarios que el negocio configure.

3.2. Del cliente final que reserva

• Nombre completo.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Servicio, profesional, fecha y hora de la cita, y notas que decida agregar.
• Fecha de nacimiento, cuando el negocio la registra.

No pedimos documento de identidad y no procesamos información de tarjetas ni de pagos en línea. Tampoco recolectamos datos de menores de edad: cuando un adulto agenda una cita para un menor, responde por esa información.

3.3. Datos sensibles

Cupo no solicita datos sensibles por su cuenta. Sin embargo, la plataforma le permite al negocio crear campos propios en la ficha de sus clientes, y algunos negocios necesitan registrar información que la ley considera sensible —alergias o condiciones de salud relevantes para el servicio, por ejemplo—.

Cuando el negocio marca uno de esos campos como sensible, la plataforma impide guardar el dato hasta que se registre una autorización explícita y separada del titular, distinta de la autorización general. Frente a estos datos el negocio es el Responsable del Tratamiento y Cupo sigue actuando como Encargado. Recuerda que, conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, ningún titular está obligado a entregar datos sensibles.

Esa autorización se puede dar por tres vías, y en todas queda registrada la fecha, la versión de esta política y de dónde salió:

• Desde tu cuenta, entrando con el código que te enviamos. Es la vía que preferimos: la autorización queda registrada como dada por ti.
• Al reservar, con una casilla aparte que solo aparece si el negocio guarda ese tipo de dato. Nunca viene marcada de antemano.
• Ante el negocio, de viva voz o en papel. En ese caso el negocio registra cómo la obtuvo, y es él quien debe poder demostrarla.

Puedes retirarla en cualquier momento desde tu cuenta o por los canales de la sección 7. Al retirarla, el negocio deja de poder guardar ese tipo de dato. Si esta política cambia de forma sustancial, las autorizaciones dadas sobre la versión anterior dejan de cubrir y se vuelven a pedir.

4. Finalidades del tratamiento

• Agendar, confirmar, recordar y cancelar citas.
• Enviar al cliente final la confirmación de su reserva y un recordatorio antes de la cita.
• Avisar al negocio que recibió una reserva nueva.
• Permitirle al negocio administrar su agenda, su equipo y sus servicios.
• Prestar soporte y responder solicitudes.
• Cumplir obligaciones legales y contables.
• Enviar promociones y recordatorios del negocio —como una invitación a volver tras un tiempo sin visitar, o un premio de cumpleaños— únicamente a quien lo haya autorizado de forma expresa y separada.

No vendemos datos personales ni los cedemos a terceros con fines publicitarios. Los mensajes promocionales son del negocio con el que el cliente ya tiene relación, nunca de terceros, y requieren su autorización previa: sin ella no se envía ninguno. Esa autorización se puede retirar cuando el titular quiera, por los canales de la sección 7 o pidiéndoselo directamente al negocio.

5. Autorización

Recogemos autorización previa, expresa e informada antes de tratar los datos: al crear una cuenta, el negocio acepta esta política; al reservar una cita, el cliente final marca de forma explícita una casilla que no viene preseleccionada. Guardamos la fecha y hora de esa autorización, y la versión de esta política vigente en ese momento, como constancia. La autorización puede revocarse en cualquier momento por los canales de la sección 7.

Son tres autorizaciones distintas, y cada una se pide por separado:

• Agendar y gestionar la cita. Es la que se marca al reservar y la que permite prestar el servicio.
• Recibir promociones y recordatorios (sección 4). Sin esta, no se envía ningún mensaje comercial.
• Tratar datos sensibles (sección 3.3). Sin esta, la plataforma no deja guardar ese tipo de dato.

Otorgar la primera no implica otorgar las otras dos, y retirar cualquiera de ellas no afecta a las demás.

6. Derechos del titular (habeas data)

Como titular de los datos, la ley te reconoce el derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos frente al responsable o encargado.
2. Solicitar prueba de la autorización que otorgaste, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que le hemos dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por incumplimientos de la ley.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
6. Acceder gratuitamente a tus datos.

7. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a capy.vara.app@gmail.com indicando tu nombre, la solicitud concreta y un canal de respuesta. Si tu solicitud tiene que ver con la agenda de un negocio específico, cuéntanos cuál para poder ubicarla.

• Consultas: respondemos en 10 días hábiles, prorrogables por 5 más.
• Reclamos: respondemos en 15 días hábiles, prorrogables por 8 más.

Cuando la solicitud se refiera a datos de los que un negocio es responsable y nosotros solo encargados, la trasladaremos a ese negocio y te lo informaremos.

8. Transferencia internacional de datos

Para operar usamos proveedores de infraestructura ubicados fuera de Colombia. Esto implica que tus datos se almacenan y procesan en el exterior, bajo contratos que obligan a esos proveedores a mantener niveles adecuados de seguridad y confidencialidad. Al aceptar esta política autorizas dicha transferencia.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables: las comunicaciones viajan cifradas, las contraseñas se almacenan con funciones de hash irreversibles, y la base de datos aísla la información de cada negocio mediante reglas de acceso a nivel de fila, de modo que un negocio no puede ver los datos de otro. Ningún sistema es infalible, pero nos comprometemos a informar oportunamente cualquier incidente que afecte tus datos.

10. Conservación

Conservamos los datos mientras la cuenta del negocio esté vigente y durante el tiempo adicional que exijan las obligaciones legales, contables y fiscales. Terminada la relación y cumplidos esos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan. Los datos de una cita se conservan como parte del historial del negocio mientras este mantenga su cuenta.

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 21 de agosto de 2026. Si la modificamos de forma sustancial, lo informaremos por la aplicación o por correo antes de que el cambio entre en vigor. La versión actual siempre está disponible en cupo.app/legal/privacidad.